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Excelで関数を使い、自動で日付を入力されるようにする(勤務表の作り方、その1)

Excelで、日付を入力する場合、各セルに日付を入力していっても良いのですが、それだとテンプレートを作り、それをコピーして毎月何かを入力する場合は、不便な場合もあります。

1日~28日までは毎月必ずあるので、前もって入力したおいたテンプレートをコピーして使えば良いのですが、29日~31日までは、予めテンプレートに入力しておいたものを消すか、そこだけ空白にしておいたセルに日付を入力するかのどちらかになると思います。

ただ、これは関数を使う事で、月だけ入力する事で必要の無い日付は、 「消す」 や 「入力しない」 という動作をさせる事も可能です。
また、うるう年は、2月29日までありますが、これから紹介する方法で、うるう年で無い年は29日は入力せず、うるう年の時は29日まで入力するという風になりますので、間違えを防ぐという目的にもこの方法を使う事が可能です。



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例えば、こんな風に日付を入力したとします。

まず、セルの 「A1」 に基準となる年月日を入力します。(ここでは仮に「2016/1/1」と入力)

そして、1日~28日までは、Excel 2013の基本操作(規則性のある数字や文字の入力)で書いた方法などを使い、入力すれば問題無いと思います。


29日の入力は、「=IF(DAY(A1+28)<29,"",29)」と入力します。

30日の入力は、「=IF(DAY(A1+29)<30,"",30)」と入力します。

31日の入力は、「=IF(DAY(A1+30)<31,"",31)」と入力します。


このように入力すれば、基準となる年月日を入力したセルに、31日まである月を入力した場合は、31日まで入力されますし、29日以降無い月を入力した場合は、29日以降の日付は入力されません。

また、基準となる年月日を仮にセルのA3に入力した場合は、29日以降の入力は、A1の所がA3になりますし、基準となる年月日を仮にセルのB5に入力した場合は、29日以降の入力は、A1の所がB5になります。



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出来上がった、ExcelでA1に入力した 「2016/1/1」 を 「2016/2/1」 に入力し直すと、今年は2月29日までなので、この画像のように29日まで入力されます。

また、A1に 「2016/3/1」 と入力し直すと、3月31日までなので31日まで入力されます。



日付の横のセルに日を入力する場合

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そして、日付を入力した横のセルに、この画像のように 「日」 を入力する場合は、上で折角、関数を使い、自動で日付を入力したり、入力しなかったりするようにした意味が無くなるので、横のセルに 「日」 を入力する場合は、下のように入力します。

日付の 「29」 が 「A32」 に入力されている場合 「=IF(A32="","","日")」 と入力します。

日付の 「30」 が 「A33」 に入力されている場合 「=IF(A33="","","日")」 と入力します。

日付の 「31」 が 「A34」 に入力されている場合 「=IF(A34="","","日")」 と入力します。


このように入力する事で、30日や31日まである場合は、連動して日付がある所まで 「日」 が入力され、日付が無い場合は、 「日」 が入力されません。



同じセルに日を入力する場合

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1~31までを選び、選んだセルの上で 「右クリック」  「セルの書式設定」 をクリックします。



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ユーザー定義」 をクリックします。



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G/標準」 を消し、 「d"日"」 と入力して、 「OK」 をクリックします。

すると、同じセルに、 「日」 が入力され、30日や31日まである場合は、連動して日付がある所まで同じセルに、 「日」 が入力され、日付が無い場合は、 「日」 も入力されません。



話は少し変わりますが
私は、以前勤めていた会社で、残業をしているのに何故か残業の内3分の1ぐらいの時間が、残業の時間として付いていなかったりで、給与間違えが多く、その為、自分で管理する為と言うのがきっかけで、日付や曜日、祝日(春分の日、秋分の日以外)と言った事が自動である程度入力されるようにしたのが始まりでした。

一応、ある程度は自分なりに納得いく形にはなっており、他の方もこう言った事で困っている方も居ると思いますので、自分なり調べて作ったExcelの作り方ではありますが、自分なりの勤務表の作り方を公開していこうと思っています。



これは、私が作った勤務表ですが、関数を組み合わせて、月を入力するだけで、曜日や祝日などが入力されるようになっています。

更に、土日祝は休みなので、休日の始業時間や退社時間は入力しないようにもなっています。



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